por Ken Tann
Los correos electrónicos son omnipresentes en una fuerza de trabajo moderna y globalizada. Sin embargo, un correo electrónico bien elaborado puede hacer que el remitente parezca accesible y competente, mientras que uno mal construido es menos persuasivo y deja a los destinatarios menos dispuestos a cumplir con la solicitud.
Junto con hacer solicitudes y proporcionar información, los correos electrónicos nos ayudan a construir la relación en el lugar de trabajo y las relaciones comerciales a largo plazo. Por lo tanto, no sorprende que haya un mercado considerable para ayudar con el etiquetado del correo electrónico.
Una búsqueda en Internet para “etiqueta de correo electrónico” genera 433.000 resultados, mientras que una búsqueda de libros sobre etiqueta de correo electrónico recoge 76 títulos (en Amazon.com). Sin embargo, el consejo que recibimos es a menudo nebuloso, carente de justificación, e incluso puede ser contradictorio a veces.
Un estudio de 2003 sugirió que estas diferentes opiniones sobre qué escribir en un correo electrónico convergerán con el tiempo, y que las reglas surgirán. Pero 14 años después, todavía no hemos ido muy lejos en la producción de un estándar.
Por qué no hay un estándar cuando se trata de etiqueta de correo electrónico
El problema es que los correos electrónicos están escritos para propósitos muy diferentes, incluyendo mensajes personales e invitaciones, publicidad y consultas de clientes, anuncios de equipo y boletines de empresa, entre otras cosas. El ajuste también cambia; Lo que es aceptable en los correos electrónicos de un académico es diferente de los correos electrónicos de negocios.
Las normas en los correos electrónicos también varían entre la comunicación interna y externa, de acuerdo a la profesión y a través de las culturas.
Tampoco ayuda que las convenciones de la comunicación por correo electrónico estén en constante evolución. Si no hay una plantilla de talla única que podamos aplicar, ¿en qué podemos confiar para guiar la escritura de correo electrónico?
Se trata del contexto
Si nos fijamos en el contexto de cada correo electrónico puede dar una guía sobre qué escribir. Tomemos por ejemplo el saludo y el cierre de un correo electrónico.
Un punto común de desacuerdo entre los comentaristas es la necesidad de saludos y cierres apropiados. Por un lado, nuestras guías nos dicen que debemos siempre incluir un saludo apropiado, mientras que por el otro, los correos electrónicos que a menudo vemos en el lugar de trabajo parecen no tener ningún saludo en absoluto.
Las aperturas y cierres en los correos electrónicos se utilizan para establecer la relación entre el remitente y el destinatario, por lo que esta debe ser la primera consideración. Los empleados que se dirigen a un colega distante o alguien con autoridad superior, por ejemplo, son más propensos a incluir un saludo.
Sin embargo, la relación entre remitente y destinatario se desarrolla a medida que los correos electrónicos forman una cadena de intercambios. Las ocasiones son que la mayor parte de los email internos que enviamos se ligan a una llamada telefónica anterior a otros email. En ese caso, la relación y el contexto ya estarían bien establecidos.
Estas formas de intercambios rápidos sin un saludo o cierre se asemejan a una conversación hablada en curso estirada sobre unos pocos correos electrónicos. Así que cualquier saludo adicional parecería repetitivo y excesivo.
Sin embargo, un remitente todavía puede elegir incluir saludos y expresiones de cierre como “Estimado Sr. X” y “Saludos cordiales” para enfatizar o minimizar la diferencia de poder o para poner cierta distancia entre ellos y su receptor. Por el contrario, las salutaciones inclusivas como “Hola Equipo” o “Hola a todos” y cierres empaticos como “Bien hecho” podrían ayudar a invocar la solidaridad entre sus compañeros de trabajo y impulsarlos a actuar.
También es útil considerar el papel que desempeña el correo electrónico en la actividad general. Los correos electrónicos internos son a menudo cortos y sucintos, porque se envían para proporcionar instrucciones o información como parte del flujo de trabajo diario.
Una vez que se identifica el propósito de tales mensajes, los detalles se pueden resumir en forma de punto y abreviaturas, por lo que los miembros del equipo pueden recuperar fácilmente la información que necesitan sin pasar por las líneas de cortesía. Mantener el mensaje breve también facilita la lectura en los teléfonos inteligentes.
Sin embargo, cuando se trata de llevar a cabo delicadas negociaciones con los clientes, cuando es necesario crear confianza, afirmar el poder y establecer relaciones, los correos electrónicos tendrán que ser más largos. Los remitentes tendrían que enviar mensajes sensibles en lenguaje formal y frases comunes, para fortalecer su autoridad haciendo que el mensaje suene impersonal
¿Poner un smiley o no?
Las guías también discrepan sobre el uso de nuevas características que se desvían de las formas más tradicionales de escritura, como los emoticones. Sin embargo, los emoticones son una forma útil de manejar la solidaridad suavizando las peticiones y minimizando las imposiciones en el lugar de trabajo.
Así que hagámosle frente, independientemente de lo que dicen las guías, la gente va a seguir usandolos. Esto se debe a que los correos electrónicos carecen de las señales no verbales de las que nos basamos en las interacciones cara a cara, como las expresiones faciales, y esto crea el potencial de ambigüedad e incertidumbre en cómo se interpretan los mensajes. Los emoticonos se usan para desambiguar el tono de un mensaje donde hay más de una manera de interpretarlo.
Sin embargo, los remitentes también pueden apropiarse y explotar las características digitales en correos electrónicos para perseguir agendas complejas. Mientras que la función “CC” presta ostensiblemente la rendición de cuentas y permite la supervisión de los procesos de trabajo, los remitentes pueden optar por copiar en un colega en un juego de poder para fortalecer su autoridad y presionar al receptor.
Vale la pena mencionar que en estos ejemplos, los remitentes de correo electrónico no están simplemente observando un conjunto de reglas para cada contexto; están activamente dando forma a su contexto con cada opción que hacen.
Las cosas que elegimos hacer o no hacer con los correos electrónicos son acciones sociales. Como parte de la interacción humana, los correos electrónicos son tan matizados y complejos como el mundo social en el que los escribimos. Es poco probable que podamos confiar en una lista de verificación o reglas de corrección rápida para que sean correctas, por lo atractivo que parezca.
por Ken Tann
Los correos electrónicos son omnipresentes en una fuerza de trabajo moderna y globalizada. Sin embargo, un correo electrónico bien elaborado puede hacer que el remitente parezca accesible y competente, mientras que uno mal construido es menos persuasivo y deja a los destinatarios menos dispuestos a cumplir con la solicitud.
Junto con hacer solicitudes y proporcionar información, los correos electrónicos nos ayudan a construir la relación en el lugar de trabajo y las relaciones comerciales a largo plazo. Por lo tanto, no sorprende que haya un mercado considerable para ayudar con el etiquetado del correo electrónico.
Una búsqueda en Internet para “etiqueta de correo electrónico” genera 433.000 resultados, mientras que una búsqueda de libros sobre etiqueta de correo electrónico recoge 76 títulos (en Amazon.com). Sin embargo, el consejo que recibimos es a menudo nebuloso, carente de justificación, e incluso puede ser contradictorio a veces.
Un estudio de 2003 sugirió que estas diferentes opiniones sobre qué escribir en un correo electrónico convergerán con el tiempo, y que las reglas surgirán. Pero 14 años después, todavía no hemos ido muy lejos en la producción de un estándar.
Por qué no hay un estándar cuando se trata de etiqueta de correo electrónico
El problema es que los correos electrónicos están escritos para propósitos muy diferentes, incluyendo mensajes personales e invitaciones, publicidad y consultas de clientes, anuncios de equipo y boletines de empresa, entre otras cosas. El ajuste también cambia; Lo que es aceptable en los correos electrónicos de un académico es diferente de los correos electrónicos de negocios.
Las normas en los correos electrónicos también varían entre la comunicación interna y externa, de acuerdo a la profesión y a través de las culturas.
Tampoco ayuda que las convenciones de la comunicación por correo electrónico estén en constante evolución. Si no hay una plantilla de talla única que podamos aplicar, ¿en qué podemos confiar para guiar la escritura de correo electrónico?
Se trata del contexto
Si nos fijamos en el contexto de cada correo electrónico puede dar una guía sobre qué escribir. Tomemos por ejemplo el saludo y el cierre de un correo electrónico.
Un punto común de desacuerdo entre los comentaristas es la necesidad de saludos y cierres apropiados. Por un lado, nuestras guías nos dicen que debemos siempre incluir un saludo apropiado, mientras que por el otro, los correos electrónicos que a menudo vemos en el lugar de trabajo parecen no tener ningún saludo en absoluto.
Las aperturas y cierres en los correos electrónicos se utilizan para establecer la relación entre el remitente y el destinatario, por lo que esta debe ser la primera consideración. Los empleados que se dirigen a un colega distante o alguien con autoridad superior, por ejemplo, son más propensos a incluir un saludo.
Sin embargo, la relación entre remitente y destinatario se desarrolla a medida que los correos electrónicos forman una cadena de intercambios. Las ocasiones son que la mayor parte de los email internos que enviamos se ligan a una llamada telefónica anterior a otros email. En ese caso, la relación y el contexto ya estarían bien establecidos.
Estas formas de intercambios rápidos sin un saludo o cierre se asemejan a una conversación hablada en curso estirada sobre unos pocos correos electrónicos. Así que cualquier saludo adicional parecería repetitivo y excesivo.
Sin embargo, un remitente todavía puede elegir incluir saludos y expresiones de cierre como “Estimado Sr. X” y “Saludos cordiales” para enfatizar o minimizar la diferencia de poder o para poner cierta distancia entre ellos y su receptor. Por el contrario, las salutaciones inclusivas como “Hola Equipo” o “Hola a todos” y cierres empaticos como “Bien hecho” podrían ayudar a invocar la solidaridad entre sus compañeros de trabajo y impulsarlos a actuar.
También es útil considerar el papel que desempeña el correo electrónico en la actividad general. Los correos electrónicos internos son a menudo cortos y sucintos, porque se envían para proporcionar instrucciones o información como parte del flujo de trabajo diario.
Una vez que se identifica el propósito de tales mensajes, los detalles se pueden resumir en forma de punto y abreviaturas, por lo que los miembros del equipo pueden recuperar fácilmente la información que necesitan sin pasar por las líneas de cortesía. Mantener el mensaje breve también facilita la lectura en los teléfonos inteligentes.
Sin embargo, cuando se trata de llevar a cabo delicadas negociaciones con los clientes, cuando es necesario crear confianza, afirmar el poder y establecer relaciones, los correos electrónicos tendrán que ser más largos. Los remitentes tendrían que enviar mensajes sensibles en lenguaje formal y frases comunes, para fortalecer su autoridad haciendo que el mensaje suene impersonal
Las guías también discrepan sobre el uso de nuevas características que se desvían de las formas más tradicionales de escritura, como los emoticones. Sin embargo, los emoticones son una forma útil de manejar la solidaridad suavizando las peticiones y minimizando las imposiciones en el lugar de trabajo.
Así que hagámosle frente, independientemente de lo que dicen las guías, la gente va a seguir usandolos. Esto se debe a que los correos electrónicos carecen de las señales no verbales de las que nos basamos en las interacciones cara a cara, como las expresiones faciales, y esto crea el potencial de ambigüedad e incertidumbre en cómo se interpretan los mensajes. Los emoticonos se usan para desambiguar el tono de un mensaje donde hay más de una manera de interpretarlo.
Sin embargo, los remitentes también pueden apropiarse y explotar las características digitales en correos electrónicos para perseguir agendas complejas. Mientras que la función “CC” presta ostensiblemente la rendición de cuentas y permite la supervisión de los procesos de trabajo, los remitentes pueden optar por copiar en un colega en un juego de poder para fortalecer su autoridad y presionar al receptor.
Vale la pena mencionar que en estos ejemplos, los remitentes de correo electrónico no están simplemente observando un conjunto de reglas para cada contexto; están activamente dando forma a su contexto con cada opción que hacen.
Las cosas que elegimos hacer o no hacer con los correos electrónicos son acciones sociales. Como parte de la interacción humana, los correos electrónicos son tan matizados y complejos como el mundo social en el que los escribimos. Es poco probable que podamos confiar en una lista de verificación o reglas de corrección rápida para que sean correctas, por lo atractivo que parezca.
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